Critères et Normes Doc.89-03 Revisé 3/1991

CRITERES ET NORMES/REGLES DE BASE D'UN PROGRAMME DE PFN

Bases fondamentales d'un programme de PFN.

Ces règles de base du programme de PFN ont d'abord été décrites à l'lIe Maurice. Il s'agit ici d'une première initiative au niveau opérationnel d'un programme de PFN. Elles ont comme premiers buts d'aider les directeurs et les autres membres du personnel d'un service de PFN à développer des services de qualité.

REGLES DE BASE D'UN PROGRAMME DE PFN

Les règles qui suivent pour enseigner la méthode, la développer et diriger des services de PFN sont particulièrement adaptées aux centres qui proposent des programmes de planification familiale avec un large choix de méthodes et qui souhaitent y inclure la PFN. Pour les centres qui proposent uniquement des services de PFN, la plupart des règles les concernant tout à fait et renvoient à des lignes directrices, pour l'administration et la mise en oeuvre utiles au développement de cette organisation.

Les règles d'un programme de PFN sont une première tentative de programme et sont opérationnelles. En tant que telles, elles seront une aide précieuse pour beaucoup de programmes de PFN ou pour d'autres méthodes de planification familiale.

1. Assurer des services de PFN à des femmes ou des couples jusqu'à ce que ceux-ci deviennent autonomes dans la pratique de la PFN.

L'AUTONOMIE EN PFN est définie d'une façon opérationnelle quand les couples sont capables:

- de décider de leurs relations sexuelles selon leur intention de planification familiale ou leur désir d'avoir ou non un enfant.

- de suivre la PFN avec confiance tout en sachant quand demander conseil et obtenir une information complémentaire.

Les règles et certaines caractéristiques des services de PFN devraient inclure les points suivants sans s'y limiter:

- s'adresser à des femmes et couples de milieux socio- économiques très variés;

- s'adresser surtout à des couples d'environ 20 à 29 ans même si des couples plus jeunes et plus agés sont également concernés par les services de PFN;

- offrir des services de formation initiale et de suivi en PFN, services adaptés aux besoins des utilisateurs pour faciliter leur autonomie.

2. Offrir des centres permanents (sites de services) afin de faciliter l'enseignement individuel et en groupe de la clientèle ainsi que des services de visites à domicile permettant une formation pratique, privée et confidentielle.

3. Planifier et dresser le programme des services d'information et d'éducation (publicité) que développeront les services de l'organisme de PFN.

Les règles et certains aspects (non exhaustifs) de ces services d'information comprennent mais ne se limitent pas aux points suivants:

- utiliser des conférenciers préparés et des utilisateurs convaincus seuls ou en couples pour parler à des groupes du même âge et d'intérêts ou caractéristiques analogues;

- offrir des programmes de formation et des séances régulières où pourront intervenir des conférenciers très divers, s'adressant à des groupes de professions et d'intérêt analogues (ceci pour favoriser le développement des services de PFN).

- développer une grande variété de mécanismes et de sources de références par le biais des personnes, des médias et de publications dans la littérature professionnelle et pour tous publics, afin de toucher une large population;

- utiliser des réseaux privilégiés d'information et d'éducation s'adressant à des couples mariés ou fiancés, utiliser des programmes d'information à la radio ou à la télévision, de groupes d'éducation familiale et sanitaire et différents groupes de responsables locaux comprenant des femmes, des professionnels, des parents et des groupes familiaux;

- évaluer la portée de l'action en vérifiant à tout moment les sources d'information sur les fiches d'enregistrement des utilisateurs et des services de PFN.

- revoir tous les ans ou de façon périodique les plans d'information et d'éducation, ainsi que les plans de promotion selon les réactions de la communauté locale et de la clientèle recrutée.

4. Offrir, si nécessaire des services médicaux, de santé et de soins à la clientèle de PFN.

Certains critères ou caractéristiques de ces services médicaux ou complémentaires comprennent entre autres:

- Utiliser des médecins compétents en PFN afin d'aider les femmes ayant des difficultés à interpréter leurs graphiques, difficultés dues à des cycles, apparemment anovulatoires, des pertes vaginales continues, y compris les saignements, ou toute autre situation inhabituelle affectant l'observation en PFN.

- utiliser des médecins compétents en endocrinologie (ou infertilité) pour aider les couples utilisateurs qui n'arrivent pas à obtenir une grossesse.

- utiliser des conseillers conjugaux et familiaux ayant une formation spéciale dans les questions de dialogue, de relations et dans les motivations culturelles et religieuses des couples utilisant la PFN.

- offrir des services de santé par l'intermédiaire du centre (offrant les services de PFN) ou proposer aux couples qui en ont besoin les coordonnées des services de santé à l'extérieur du service de PFN.

5. Offrir à l'organisation (offrant des services de PFN) des structures, ou des conseils administratifs, exécutifs ou consultatifs afin de développer et de mettre au point les buts, les objectifs, et les politiques de l'organisation.

Certains critères ou dimensions de ces groupes, consultatifs, exécutifs, ou administratifs consistent entre autres à:

- utiliser un petit nombre de personnes comme membres des conseils de direction ou de consultation dont les responsabilités immédiates concernent l'élaboration des buts, des objectifs, et des politiques d l'organisation (de PFN).

- recruter un directeur général ayant diverses expériences dans le domaine de la PFN, de la vie familiale, des groupes de jeunes, et dans d'autres domaines, éducatif ou professionnel. Cette personne devra faire preuve de compétences de direction et de capacités en administration et aura entre autres à mettre en pratique les politiques de l'organisation, à mettre en place un plan de développement de 5 ans avec sa mise à jour annuelle, à établir des relations avec d'autres organismes pour recevoir et partager des informations utiles au programme et enfin à faire preuve d'initiatives et de capacités d'expansion et de confrontation des buts du programme avec d'autres initiatives, groupes et organisations communautaires, de santé, d'action familiale, d'éducation ou autres.

- réunir des responsables (communautaires) représentant les différents intérêts de la communauté en rapport avec les activités de l'association. Ces personnes devront représenter les hommes et les femmes des diverses associations familiales, de couples, de jeunes, de santé, d'églises ainsi que des épouses de représentants locaux.

Ces conseillers se rencontreront pour fixer des buts et objectifs bien précis: pour leurs rencontres, et les soumettre aux C.A. et aux directeurs pour les inclure dans le programme et la politique de l'organisme. Ces conseillers les aideront également dans le domaine du financement. Il est souhaitable que ces personnes soient en plein accord avec les buts et objectifs de l'organisation.

Conseil d'administration et/ou groupe consultatif se réunira au moins tous les trois mois et discutera des développements des résultats, et des difficultés avec les cadres responsables comme cela a été indiqué.

6. Etablir les politiques fiscales, les plans de financement (budget) et les diverses politiques visant à faciliter la responsabilité fiscale de l'association.

Certains critères ou dimensions de ces responsabilités fiscales pourraient comprendre, entre autres, les points suivants:

- écrire un plan de levée de fonds, identifiant les organismes privés et publics ainsi que les sources individuelles (philanthropiques) qui sont susceptibles de financer les activités de l'organisation.

- mettre sur pied et organiser (systématiquement) des activités pour réunir des fonds et se procurer des fonds auprès des sources privées et publiques.

- comptabiliser le temps du personnel selon qu'il des tâches administratives et/ou des activités proprement dites. (et en assurer le contrôle par les feuilles de temps).

- rédiger un rapport quand telle proposition ou telle initiative de levée de fonds n'a pas été fructueuse et proposer un plan de restriction, s'il y a lieu.

- disposer de divers formulaires de demandes de financement et connaître les dates limites de dépôt des dossiers.

- avoir en réserve des dossiers de demandes de financement auprès d'organismes non sollicités habituellement pour des projets ou des acquisitions ponctuelles.

- préparer régulièrement des demandes de subventions

auprès des divers organismes de soutien, et les faire suivre d'une visite ou d'un courrier soit pour évoluer vers une proposition concrète de financement, ou pour réitérer la demande dans un autre domaine d'intérêt de l'organisation.

- s'abonner à des publications des donateurs potentiels, pour mieux cerner le type de projets subventionnés, et les opportunités.

- disposer facilement des documents habituels exigés pour ces demandes de financement, e.g. les brochures descriptives du service, les derniers rapports annuels, les C.V. du personnel mis à jour chaque année, les projets, les activités et les ressources du service et la liste des contrats récemment complétés.

- tenir à jour les bilans financiers fournis par les comptables internes et/ou les vérificateurs externes, quand il y a lieu.

- déterminer les niveaux de rémunération, et les primes de travail d'après les compétences et les résultats du personnel salarié, bénévole, travaillant à plein temps ou à temps partiel. (En un mot le maintien à jours des dossiers du personnel pour chacun des employés).

- établir des procédures régulières pour la commande du matériel, la coordination des services, la soumission de rapports d'activités, financiers, etc.

7. Etablir un manuel de politiques et procédures incluant diverses descriptions de tâches et responsabilités du personnel et plans d'évaluation annuel du programme par le personnel à tous le niveaux.

Certains critères et aspects de ce manuel devront entre autres inclure les éléments suivants:

- des directives écrites concernant les opérations importantes de l'association, relations avec le personnel et procédures essentielles à la conduite des affaires normales de l'association. Ce manuel devrait inclure des exemples concrets de procédures habituelles au sein de l'organisation comme: les feuilles de temps, la marche à suivre pour les télex, et les appels téléphoniques longue distance, des exemples de lettres types: réponses à des demandes d'information, de tirés à part ou de journaux, fascimiles d'informations ou lettres destinées aux personnes demandant des renseignements sur l'organisation.

- des directives écrites concernant les avertissements, et les raisons pour licenciement immédiat ou après avertissement.

- des directives écrites sur la possibilité de promotion de primes et encouragements pour inciter à, ou récompenser un travail excellent au sein de l'organisation.

- les employés de l'organisation devront recevoir une copie de leur formulaire d'évaluation au moment de leur embauche afin de leur offrir une perspective complète de leur situation.

- des directives écrites sur les promotions, primes, vacances, jours fériés, etc.

8. Publier un rapport annuel comprenant à la fois un compte rendu des politiques, des activités et des services de l'organisation et son rapport financier (tels que prévu par un vérificateur).

Les critères et divers aspects du rapport annuel peuvent comprendre, entre autres les aspects suivants:

- rapport annuel dans la langue ou les dialectes du pays

- la publication (ou inclusion dans le rapport annuel) d'un rapport des directeurs ou président) soulignant les principales réalisations de l'année écoulée avec les projets et plans pour l'année qui s'annonce.

- des comptes-rendus régulier sur les activités de l'organisation pour l'année écoulée, avec des précisions concernant les principaux projets en cours et l'évolution des services, i.e. nombre d'éducateurs actifs et d'utilisateurs concernés, etc.

- des rapports sur les activités spécifiques du secrétariat (employés), et sur les réunions auxquelles les membres de l'organisation ont participé.

- un rapport financier détaillé concernant l'actif, le passif, la balance, le compte de résultats, les sources de revenus, et les dépenses qu'un exposé des domaines financiers de première importance.

9. Assurer des moyens de contrôle et de suivi pour un service de qualité au niveau du client/éducateur. Le responsable doit assurer de la compétence des services d'enseignement et de suivi en PFN.

Quelques uns des critères et aspects du contrôle de la qualité des services d'éducation en PFN comprennent entre autres les points suivants:

- présenter la PFN à des femmes ou des couples (individuellement ou en petits groupes) de façon à ce que la clientèle apprenne:

- le concept des jours ou phases fertiles et infertiles du cycle;

- que la PFN comprend l'abstinence périodique durant la phase fertile du cycle si le couple désire éviter une grossesse;

- à inscrire les signes de la glaire cervicale et la température (ainsi que les signes de modification du col) à la fin de la première session d'information.

- conseiller l'abstinence de relations sexuelles durant le premier cycle observation jusqu'à ce que l'établissement de la phase post-ovulatoire ait été confirmé par l'éducateur ou l'enseignant. Les exceptions à ces directives seront limitées aux besoins individuels des couples et à la capacité de la femme d'identifier la présence de jours secs et infertiles du début du cycle, et cela sera vérifié par l'éducateur.

- rencontrer fréquemment les femmes et les couples nouveaux durant les premiers cycles, ou à l'occasion des stages d'enseignement pour le cas échéant, apporter des éclaircissements et des renseignements complémentaires. Ce complément d'information dépendra de la capacité de la cliente à observer et à inscrire correctement les signes de fertilité: glaire cervical, température, et autres signes (col etc.), et à identifier les jours fertiles pour appliquer correctement la méthode.

- organiser des sessions d'instruction pour les couples afin de leur faire comprendre les bases de la PFN insistant sur le potentiel de fertilité associée de l'homme et de la femme et la nécessité de s'abstenir de relations sexuelles en période fertile si une grossesse n'est pas désirée.

- souligner l'importance au sein du couple du soutien des partenaires entre eux, du besoin d'exprimer leur affection et leur intimité autrement que par la relation sexuelle durant les jours fertiles du cycle.

- offrir un suivi en PFN aux femmes et aux couples au moins une fois par mois ou plus souvent si nécessaire, pendant une période de quatre cycles ou plus jusqu'à ce que le couple devienne autonome:

- s'assurer que la femme et le couple sont capable de:

- observer la glaire chaque jour et noter ses caractéristiques;

- inscrire et identifier le jour sommet de la glaire; et/ou les trois premiers jours de température élevée post ovulatoire après le décalage thermique;

- tracer la ligne de cache et identifier le début de la phase infertile après le jour sommet et le décalage thermique;

- identifier le début et la fin des jours fertiles du cycle, suivant le signe de fertilité utilisé ou l'association de plusieurs signes;

- choisir un comportement d'abstinence périodique durant les premiers jours infertiles et les jours fertiles du cycle selon l'intention du couple de planifier les naissances;

- discuter en couple et se mettre d'accord ensemble sur l'intention de planifier les naissances c'est-à-dire de souhaiter une grossesse ou de la retarder ou (même) de l'éviter. Dans ce dialogue au sein du couple, il va sans dire que ces intentions peuvent évoluer et se modifier (changer) durant la pratique et l'utilisation de la PFN;

- utiliser la PFN avec confiance.

- fournir un double des graphiques des utilisateurs aux superviseurs et déceler les difficultés d'apprentissage ou d'utilisation de la PFN.

- compléter le programme de services de PFN par l'élaboration de politiques et procédures pour l'enregistrement, le suivi, l'abandon, l'arrêt de l'utilisation et l'analyse des grossesses.

- mettre en oeuvre les politiques et conduites à tenir par le service de PFN en particulier en ce qui concerne les services aux clients et les confidences qui en découlent.

- participer à des réunions individuelles ou de groupes avec les superviseurs comme cela est indiqué.

- solliciter une supervision ou une aide supplémentaire quand les clients de PFN rencontrent des difficultés dans le domaine de l'utilisation de la PFN, de la santé, de leur couple ou de la vie familiale.

- participer à des rencontres annuelles d'évaluation de travail et d'analyse des besoins de formation continue avec le superviseur de PFN.

10. Le superviseur de PFN devra s'assurer de la qualité des services d'éducation en PFN et en répondra devant l'administrateur du programme.

Quelques uns des aspects de la fonction de supervision peuvent inclure entre autres les points suivants:

- diriger des sessions de formation continue pour les éducateurs sur des problèmes particuliers comme l'enseignement des méthodes de PFN, les procédures de suivi ou les nouveaux aspects de la PFN présentés dans les Congrès et dans les publications.

- suivre et contrôler les éducateurs stagiaires en cours de formation dans le centre.

- revoir les dossiers des couples devenus autonomes et remplir un formulaire spécial pour un suivi régulier en notant le taux de persévérance et les données administratives, dans le cadre du programme. (Données sur la clientèle, statistiques de services et taux d'efficacité)

- revoir toutes les analyses de grossesses: chez les couples utilisateurs souhaitant une grossesse et chez ceux qui cherchent à la retarder en utilisant la méthode et dont la femme est devenue enceinte (grossesse non- planifiées).

- compléter les dossiers (formulaires) appropriés pour cette clientèle - les dirigeant si nécessaire pour les soins prénataux aux services de santé de leur choix.

- faire le suivi qui s'impose chez les couples qui désirent une grossesse et n'y sont pas parvenus après des relations en phase fertile pendant 6 à 12 cycles et les orienter

.vers un médecin ou un spécialiste en endocrinologie, et surtout suivre les politiques du service concernant ces cas d'hypoferti1ité.

- suivre les recommandations du service concernant les couples et/ou les familles présentant des besoins en concei1 conjugal et les diriger vers des conseillers spécialisés et reconnus par l'organisation au plan national.

- analyser les besoins et/ou les activités en cours et, au vu des resu1tats attendus ou obtenus ajouter ou supprimer du programme certaines activités.

- compléter les dossiers, le journal d'activités, et les statistiques de service (à temps et d'une façon appropriée) selon la politique de l'organisation.

- identifier les besoins des services pédagogiques inc1u les fournitures administratives, et le matériel pédagogique pour les éducateurs comme pour les utilisateurs.

- assumer la responsabilité des services de PFN au sein programme.

- participer à l'évaluation annuelle du travail des employés et définir les besoins et activités en formation continue.

11.  Le programme de PFN doit être en mesure de faire apparaître, par ses résultats, qu'un service de PFN de qualité est offert à un certain nombre d'utilisateurs devenus autonomes grâce à ce programme.

On relèvera chaque année les taux d'efficacité suivants: utilisation de la méthode, et persévérance dans l'utilisation; pour les deux catégories de couples cherchant à éviter une conception (en apprentissage et autonomes).

Quelques uns des critères ou dimensions d'une évaluation continue d'un service de PFN incluront les points suivants:

- élaborer divers moyens pour évaluer la qualité de l'enseignement de la PFN, l'utilisation de la méthode, l'analyse des grossesses, et l'autonomie effective des utilisateurs.

- fournir, et mettre en oeuvre un système uniforme de collecte et d'analyse des données afin de suivre attentivement les services de PFN offerts dans les communautés. Ces données devraient permettre de décrire les types de services d'information offerts à court ou long terme; le type de clientèle utilisant ces services, la proportion des utilisateurs en apprentissage et autonomes et les taux d'utilisation continue de la PFN (discerner ceux qui sont en recherche de grossesse de ceux qui veulent éviter ou retarder une nouvelle conception).

- fournir des services d'aide supplémentaire aux services administratifs et pédagogiques dans les domaines professionnels et spirituel, aussi bien que de secrétariat, de comptabilité (tenue des livres)

- mettre sur pied une évaluation annuelle pour revoir les buts et objectifs du programme national afin de tendre à une croissance annuelle de 10% des services et d'abandonner les buts, objectifs et fonctions dépassés.